ขั้นตอนการสร้างจดหมายเวียน

ขั้นตอนการสร้างจดหมายเวียน
1. สร้างแฟ้มฐานข้อมูลซึ่งเก็บรายละเอียดส่วนที่แตกต่าง
2. สร้างแฟ้มหลักของจดหมายเวียน
3. การผนวกจดหมายเวียน

1. สร้างแฟ้มฐานข้อมูลซึ่งเก็บรายละเอียดส่วนที่แตกต่าง เก็บไว้ในรูปของตารางวิธีทำ 1. เมนูTable เลือก Insert Table 2.สร้างตารางโดยระบุจำนวนคอลัมน๋แทนฟิล์ดจำนวนแถวแทนเรคอร์ดในที่นี้กำหนด 6 คอลัมน์ 4 แถว 3.แถวแรกของตาราง กำหนดชื่อเพื่อแทนค่าแต่ละฟิล์ด เช่น CODE, PRODUCT,QTY,PRICE ฯลฯในที่นี้กำหนด ทีม, ชื่อนามสกุล, ที่อยู่1, ที่อยู่2, จังหวัด, โทรศัพท์ 4. แถวที่ 2 ถึงแถวสุดท้าย พิมพ์ข้อมูลที่เป็นส่วนแตกต่างของแต่ละเรคอร์ด 5. บันทึกชื่อแฟ้มฐานข้อมูล ในที่นี้บันทึกชื่อ ทีม1 ดังตัวอย่าง

2.สร้างแฟ้มหลักของจดหมายเวียนวิธีทำ 1. เปิดเอกสารใหม2.ผู้ใช้พิมพ์เนื้อหาหลักของจดหมาย เว้นช่องว่างเพื่อจะเติมฟิลด์ในภายหลัง3.บันทึกชื่อแฟ้มจดหมายชื่อ กลยุทธ์

การผนวกจดหมายเวียน
- การนำฐานข้อมูลมาใช้ในจดหมายเป็นการนำแฟ้มหลักของจดหมายเวียนชื่อ กลยุทธ์ และแฟ้มฐานข้อมูลชื่อ ทีม1 มารวมกันเพื่อนำข้อมูลมาไว้ในแฟ้มนำหลักของจดหมายเวียนวิธีทำ

1.เปิดแฟ้มหลักของจดหมายเวียน ในที่นี้แฟ้มชื่อ ....

2. เมนู Tools เลือก Mail Merge

3. ที่ Main Docnument คลิก Createในที่นี้ เลือก Form Letter (จดหมายแบบฟอร์ม)

4.จะแสดงกรอบอธิบายว่าเพื่อสร้างจดหมายแบบฟอร์มสามารถเลือกใช้........ดังนี้ ในที่นี้เลือก ActiveWindow เพราะเอกสารปัจจุบันเป็นจดหมายเปิดใช้

5. ที่ Data Source คลิก Get Dataในที่นี้เลือก OpenDataSource เพราะแหล่งข้อมูลได้สร้างไว้แล้ว ก็สามารถเปิดแหล่ง ข้อมูลใช้ได้ทันที

6.จะแสดงกรอบเพื่อเลือกแฟ้มฐานข้อมูลในที่นี้เลือกแฟ้มฐานข้อมูลชื่อ ทีม1

7. คลิก OPEN